Archiveren (1.820)

Documenten archiveren en opbergen

Houd uw werkplek overzichtelijk en berg uw rapporten en dossiers netjes op. Een slim ingericht archief bespaart u veel tijd, maar hoe kunt u het archiveren van uw documenten het beste aanpakken? Er zijn veel verschillende hulpmiddelen die u kunt gebruiken voor het overzichtelijk opbergen van uw documenten:

• Ordners
• Ringbanden
• Tabbladen
• Snelhechter
• Hangmappen
• Archiefdozen
• Dossiermappen

Welk opbergsysteem kies ik?

Om te bepalen welk opbergsysteem voor u geschikt is, is het van belang om te weten of u documenten alleen wilt opbergen of wilt archiveren. Bij het opbergen van uw dossiers is het belangrijk dat u er snel bij kunt. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van ordners, ringbanden en dossiermappen. Ordners en ringbanden zijn een veel gebruikte manier om uw documenten in te bewaren. Een ordner heeft altijd twee ringen. Ringbanden daarentegen zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen met 2, 4, 17, of 23 ringen. Maak gebruik van tabbladen en showtassen om overzicht binnen uw mappen te houden. Documenten die u niet regelmatig nodig heeft kunt u het beste bewaren in een archiefdoos. Maak gebruik van hangmappen om extra structuur aan te brengen binnen de archiefdoos.

Archiveer tips

Nu u het juiste opbergsysteem heeft uitgekozen is het aan te raden om een bepaalde structuur aan te houden. Een paar eenvoudige tips: gebruik één map per onderwerp, sorteer uw mappen op onderwerp, voorzie elke map van tabbladen en archiveer uw mappen op alfabetische volgorde. Wees selectief en bewaar geen onnodige documenten.

Merken

Als het om archiveren gaat, zijn er een aantal toonaangevende merken. Heeft u een voorkeur voor een bepaalde map? Bijvoorbeeld van het merk Leitz? Of bent u juist op zoek naar de mappen van Esselte en Elba? In ons assortiment vindt u mappen van verschillende merken. Heeft u hulp of advies nodig? Neemt u dan gerust contact met ons op, want wij helpen u graag.